De impact van corona op de evenementenindustrie

We kunnen gerust stellen dat er geen jaar in ons leven te vergelijken is met 2020. Als softwareproducent voor technische toeleveranciers in de AV- en evenementenindustrie hebben we de gevolgen van Corona op de industrie van dichtbij meegemaakt. Inzichten van softwareleverancier Rentman uit de branche.

Door de meer dan 50.000 gebruikers in 70 landen, onze data, en dagelijkse gesprekken met gebruikers kunnen we een goed beeld krijgen van de wereldwijde impact op onze branche. Wat zijn de gevolgen geweest voor technische toeleveranciers en hoe staan ze er nu voor? Wat voor gevolgen zien we industriebreed en wat betekent dit voor de toekomst?

We willen graag de trends die we hebben gevonden en onze verwachtingen van 2021 delen. De inzichten en trends die we hier voorleggen komen voort uit meetbare activiteiten in onze software, zoals gemaakte pakbonnen, call sheets, offertes, en geplande crew.

We hebben geen toegang tot activiteiten van individuele accounts, enkel tot de gemiddelde waarden van activiteit binnen de software.

De eerste golf – Een industriebrede schok

De eerste coronagolf was een harde klap voor veel bedrijven. Bij de introductie van maatregelen voor evenementen in maart zagen we activiteiten onmiddellijk afnemen tot tweederde van de normale waarden. Er werden echter nog steeds veel offertes opgesteld. Dit gaf ons de indicatie dat veel bedrijven nog steeds vooruit planden – met het idee dat de restricties op evenementen een tijdelijk probleem zouden zijn.

In de data zien we deze opvatting omslaan in april, waar het dieptepunt werd bereikt als het gaat om activiteiten. Met weinig perspectief en veel verwarring over overheidssteun, waren veel bedrijven genoodzaakt hun account op te zeggen. In veel gevallen vanwege faillissement. Ook zagen we veel bedrijven die hun licentie downgraden als gevolg van ontslagen personeel.

Op zoek naar nieuwe inkomstenbronnen

Naarmate de eerste golf vorderde en meer landen in lockdown gingen, verwachtten we dat de activiteit verder zou afnemen. Dit gebeurde echter niet. In plaats daarvan zagen we de activiteiten, zoals het aanmaken van pakbonnen en callsheets, weer langzaam op gang komen.

Deze stijging kwam van bedrijven die andere inkomstenstromen vonden, voornamelijk in de (live) streamingdiensten. Doordat een groot deel van de wereldbevolking nu thuis moest werken nam de vraag hier explosief toe. We zagen daarnaast hoe innovatief onze industrie is, met nieuwe initiatieven om overheden, gezondheidszorg en thuiswerkers te helpen.

Kleinere projecten

De verschuiving in de inkomstenstromen en de beperkingen op grote evenementen leidde ook tot een verandering in het soort projecten dat werd gepland. In plaats van complexe meerdaagse evenementen, waren projecten vooral kleinschaliger met minder gepland materiaal en personeel.

De tweede golf

De eerst golf toonde ons hoe snel de wereldwijde evenementenindustrie plotseling tot stilstand kan komen. Het duurde even, maar in de loop van de zomermaanden begonnen de activiteiten en het vertrouwen weer langzaam te stijgen. Het aantal aangemaakte pakbonnen, callsheets, offertes en facturen was drie keer zo hoog als in april.

September was voor onze gebruikers de drukste maand sinds de invoering van de Covid-19 beperkingen in het voorjaar. Meer kennis van het virus, veiligere manieren om zaken te doen en minder beperkingen van de overheid hielpen bij het groeien van planningsactiviteiten.

Europa ging in oktober zijn tweede periode van lockdown in. We zagen dit weerspiegeld in de afname van het aantal activiteiten. De daling was echter een stuk minder drastisch dan de daling die we in de eerste golf hadden gezien. Meer kennis over hoe het virus zich verspreidt maakte het mogelijk om kleinschalige gebeurtenissen toe te staan tijdens de gedeeltelijke lockdown-periodes. Terwijl de meeste bedrijven waarschijnlijk geen winst maakten, hielpen de kleinere evenementen bedrijven het hoofd boven water te houden.

Rol van de overheid belangrijk voor de stabiliteit van de markt

Een andere onderscheidende factor voor de invloed van COVID-19 op bedrijven in verschillende landen waren de reacties van overheden. In landen waar veel onzekerheid bestond over de steun van de overheid zagen we meer annuleringen en accounts die on-hold werden gezet.

Van de 70 landen waarin we gebruikers hebben, gaf Duitsland het meeste stabiele plaatje weer. In dat land wisten meer eventprofessionals het hoofd boven water te houden door een groter steunfonds van de overheid en veel eerder uitzonderingen aan te kondigen voor evenementen in het nationale beleid.

Zo kondigde Duitsland tijdens de eerste maanden van de COVID-19-pandemie een pakket van 550 miljard euro aan dat ook de muziek- en creatieve industrie zou helpen – het grootste steunpakket in de naoorlogse geschiedenis van het land. Dit was verreweg een van de grootste steunpakketten die werden aangeboden aan bedrijven die door COVID-19 werden getroffen in Europa.

Zo is Duitsland de markt die voor ons het meest stabiel bleef in termen van activiteit en met minder annuleringen. Dit onderstreept hoe belangrijk het is dat lokale overheden snel reageren, financiële steun en perspectief bieden aan getroffen bedrijven. Iets waarvan we overal ter wereld getuige waren toen eventprofessionals om steun vroegen met verschillende initiatieven. We hebben ook zelf een initiatief gesteund en er actief aan deelgenomen.

Crew is het hardst geraakt

Er bestaat geen twijfel dat Corona een blijvende impact zal hebben op de industrie. Hoewel we blij zijn te zien dat veel bedrijven nog steeds operationeel zijn, kan hetzelfde helaas niet worden gezegd van veel professionals die in onze industrie werken.

We hebben van veel industrieprofessionals gezien en gehoord dat het vinden van een baan aanzienlijk moeilijker is geworden. Velen hebben gedwongen een overstap gemaakt naar een ander werkveld om zo toch inkomsten te houden.

We zien dit effect zeker ook terug in de cijfers. Het aantal geplande crew in Rentman is nog steeds maar 25% van wat het ooit was. Door de voortdurende beperkingen op evenementen zien we veel projecten die kleinschaliger zijn en dus niet veel personeel of freelancers vereisen.

Downtime is niet verloren gegaan

Gelukkig heeft deze donkere periode voor de industrie ook een paar kleine lichtpuntjes gebracht die voor zowel bedrijven als de gehele industrie voordelig kunnen zijn. Naast de uitbreiding naar nieuwe activiteiten zoals live streaming, investeerden bedrijven ook in het verbeteren van hun processen en organisatie.

Voor veel bedrijven zagen we dat de coronaperiode hen eindelijk de kans bood om nieuwe software te implementeren. Cloudsoftware werd een must-have tijdens het werken op afstand, zodat teams eenvoudig konden blijven communiceren. Voornamelijk grotere bedrijven (meer dan 20 kantoormedewerkers), die doorgaans lange aanschaf- en implementatieprocessen voor software hebben, namen de tijd om hun bedrijfsprocessen te moderniseren en hun inventaris digitaal bij te werken met nieuwe software.

Bedrijfsprocessen optimaliseren

We zagen ook onze bestaande klanten deze tijd gebruiken om nieuwe processen in Rentman te leren. Veel bedrijven gebruikten de extra tijd om hun workflows te verbeteren en hun kennis bij te spijkeren.

Dit was met name zichtbaar in het hoge aantal deelnemers van onze Rentman training webinars in mei en augustus.

We zagen meer accounts starten met het bijhouden van materialen op exemplaarniveau. Dit stelt deze bedrijven in de toekomst in staat om een nauwkeuriger beeld te krijgen van hun materiaalgebruik.

Een soortgelijk proces vond ook plaats bij de planning van personeel. Een proces dat doorgaans arbeidsintensief is, met veel communicatie over-en-weer in verschillende tools. We zagen gedurende de tweede golf het aantal projecten in Rentman afnemen, terwijl er een stijging was van het aantal geplande medewerkers. Dit verschil was te verklaren doordat meer bedrijven gebruik zijn gaan maken van de personeelsplanner in Rentman.

Wat we kunnen verwachten in 2021

Een meer georganiseerde manier van werken

Tijd is lange tijd de beperkende factor geweest die bedrijven ervan weerhield om bepaalde processen te stroomlijnen. Met gedwongen stilstand in 2020 zagen we dat veel bedrijven tijd staken in het verbeteren van processen. Of het nu gaat om het implementeren van een nieuwe softwareoplossing of om het automatiseren van bestaande processen – bedrijven die deze tijd hebben gebruikt om hun processen te verbeteren zullen beter voorbereid zijn voor het drukke seizoen zodra evenementen weer in volle gang zijn.

Gezondere tarieven in sommige markten

Vóór Covid-19 was er een overschot aan aanbod in veel markten. Veel bedrijven probeerden steeds verder onder elkaars prijs te duiken. In veel gevallen gaat dit helaas ook ten koste van de geleverde kwaliteit. Als gevolg van faillissementen en ontslagen, verwachten we een gezondere marktsituatie te zien, met meer rendabele tarieven voor toeleveranciers van evenementen.

Goed personeel zal een belangrijke onderscheidende factor zijn

We zeiden eerder al dat het aantal geplande crew nog steeds maar een fractie is van wat het was voor de coronacrisis. We zien en horen dat veel personeel en freelancers niet langer werkzaam zijn in de industrie. Dit vanwege zowel gedwongen ontslagen als simpelweg omdat er geen opdrachten beschikbaar zijn. Het onderscheidend vermogen van bedrijven gaat daarmee in de toekomst meer liggen op de kwaliteit van het personeel en freelancers. Het aantrekken en vasthouden van goede medewerkers zal daarom nog belangrijker worden.

Experimenten en vaccin geven hoop

In augustus gaf de Duitse popzanger Tim Bendzko een optreden in een zaal met ongeveer 1.400 mensen. Het was onderdeel van een studie van onderzoekers genaamd Restart 19 en hielp de risico’s van Covid-19 in kaart te brengen bij grote indoor evenementen.

We weten dat er hier in Nederland ook plannen in de maak zijn om “pilot-evenementen” te organiseren, zodat de veiligste manier kan worden gevonden om grotere evenementen weer toe te laten. In deze pilots komen bijvoorbeeld ook sneltests te pas, één van de mogelijkheden om ook festivals weer doorgang te kunnen geven.

Hopelijk kunnen positieve resultaten uit deze pilotstudies de weg vrijmaken voor meer evenementen in gecontroleerde omgevingen.

Daarnaast zien we aan het eind van 2020 wat licht in een donker jaar met de aankondiging van meerdere effectieve vaccins tegen Covid-19. Nu het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten al zijn begonnen met vaccinaties en de rest van Europa gauw volgt, verwachten we dat 2021 meer middelen en veiligere regels kan bieden om grotere evenementen opnieuw te laten plaatsvinden.

Zichtbaarheid industrie belangrijk

We hebben gezien hoe in landen met betere overheidssteun de industrie stabieler is gebleken. Het is daarom belangrijk om te initiatieven te blijven nemen die het belang van de industrie benadrukken en de zichtbaarheid vergroten.

Rentman heeft eerder een rol kunnen spelen in het bij elkaar brengen van bedrijven voor deze zaak. We zijn een groot voorstander van initiatieven van de VTTE (de vereniging van technische evenementenleveranciers in Nederland). Kijk bij welke initiatieven of organisaties jij je kunt aansluiten om te helpen. Samen staan we sterker.

Linda